4 vinkkiä kiinteistön turvallisuuden ja turvajärjestelmien parantamiseen

Järjestelmien huono toiminta johtuu usein siitä, ettei pohjatyötä ja järjestelmän soveltuvuutta kiinteistön ja organisaation tavoitteisiin ole mietitty tarpeeksi. Kiinteistön turvallisuusjärjestelmistä saataisiin paljon soveltuvampia ja kustannustehokkaampia huomioimalla seuraavat neljä vinkkiä:

1. Ennakoi. Liian usein turvallisuuden huomioimiseen herätään vasta sitten, kun jotain ikävää on jo tapahtunut. On sanomattakin selvää, että riskeihin kannattaa varautua ennen niiden toteutumista. Ennen kriisejä kaikkeen voi vielä varautua rauhassa. Näin ennaltaehkäistään omaisuusmenetyksiä sekä henkeä ja terveyttä uhkaavia tapaturmia. Jos et halua tulla yllätetyksi, kannattaa kartoittaa omaa toimintaasi ja toimintaympäristöäsi koskevat riskit.

2. Tee riskikartoitus. Ratkaisun etsiminen lähtee lähtötietojen selvittämisestä. Järjestelmän tulisi aina olla vastaus johonkin tarpeeseen. Riskikartoituksen avulla pyritään ymmärtämään toimintaa, käyttäjiä ja kiinteistöä. Riskikartoituksessa saadaan vastauksia kiinteistön turvallisuuden kysymyksiin. On tärkeää selvittää muun muassa, mitkä ovat suojattavat arvot kiinteistössä, millaisia ulkoisia ja sisäisiä häiriötekijöitä on, sekä ketkä käyttävät tiloja ja miten heidän tulisi toimia kiinteistössä. Tärkeimpien tilan turvallisuuteen vaikuttavien asioiden selvittäminen auttaa sekä asiakasta että riskikartoittajaa ymmärtämään paremmin tilan käytön ja turvallisuuden tarpeita. Oikein tehdyssä riskikartoituksessa tuodaan usein esille riskejä, joita asiakas ei ole vielä tiedostanut. Ulkopuolinen näkökulma auttaa näkemään kiinteistön turvallisuutta uhkaavat tekijät entistä laajemmin.

3. Varmista järjestelmän sopivuus tarpeisiin. Kun riskit on tunnistettu, voidaan alkaa miettiä soveltuvia ratkaisuja. Järjestelmien kanssa tulee huomioida tarpeet nyt ja ennakoida myös tulevia tarpeita. Hyvä turvajärjestelmä on muuntojoustava ja se skaalautuu yrityksen muutosten mukaisesti. Jos järjestelmä on kapasiteettinsa äärirajoilla jo hankkimishetkellä, toiminnan muuttuessa tai laajentuessa ollaan äkkiä pinteessä. Toisaalta ei kannata myöskään panostaa liian järeään ja monimutkaiseen järjestelmään, ellei se palvele käyttäjää eikä tuota lisäarvoa. Sopivan järjestelmän rakentamisessa on hyvä hyödyntää riippumatonta asiantuntijaa, jonka intresseissä ei ole myydä asiakkaalle hienointa ja kalleinta järjestelmää, mikäli se ei palvele asiakkaan tarpeita.

4. Huomioi huolto ja ylläpito. Turvajärjestelmien käyttö ja huolto vaatii tilan ylläpitäjältä aikaa ja vaivaa. Aikaa voidaan säästää kiinnittämällä huomiota asianmukaiseen ja tarpeeksi kattavaan dokumentaatioon. Kun dokumentaatio on kunnossa, huoltotilanteet sujuvat helpommin eikä turhaa aikaa ja rahaa mene varaosien tai välineiden kanssa arpomiseen. Helposti hallittava ja huollettava järjestelmä auttaa keskittymään enemmän turvallisuuteen kuin itse järjestelmään. Järjestelmän tarkoituksena on, että se palvelee käyttäjää eikä toisinpäin.