Ei kai työmaakokousta voi etänä pitää?

Eipä olisi uskonut vielä maaliskuun alussa, että kaksi viikkoa myöhemmin digiajan perässä laahaava rakennusala on hypännyt lähitöistä etätöihin. Taloyhtiöiden hallitusten kokouksia pidetään etänä, asukasillat sujuvat videoiden välityksellä ja projektit etenevät muutoksista huolimatta. Näin tässä kuitenkin on käynyt.

Koronaan liittyvät varotoimenpiteet ja määräykset ovat aiheuttaneet rakennusprojekteihin uudenlaisen tilanteen, jonka vaikutukset ulottuvat kaikkiin osapuoliin. Rakennusalalla kokoukset ja muut tapaamiset on totuttu hoitamaan kasvotusten. Viranomaisten määräys siirtyä etätöihin on pakottanut keksimään uudenlaisia toimintatapoja ja ajanut monet epämukavuusalueelle. Kaikkea ei voikaan enää hoitaa niin kuin aikaisemmin.

Meillä Vahasella etätyökaluja on totuttu käyttämään aikaisemminkin. Näin ollen etätöihin siirtyminen on ollut vähän helpompaa.

Kun poikkeustilanne realisoitui, istuimme alas ideoimaan, kuinka pystyisimme noudattamaan viranomaisten ohjeistusta ja samalla takaamaan projektien jatkuvuuden. Päätimme, että projektinjohto sopii kokousten ja tapaamisten hoitamisesta etäyhteyksillä lähikontaktien välttämiseksi aina kun vain mahdollista.

Työmaakokouksen voi mainiosti pitää etänäkin

Perinteisesti on ajateltu, että työmaakokoukset voi hoitaa ainoastaan kasvotusten paikan päällä. No, Vahasella koeponnistettiin viime viikolla ensimmäinen etätyömaakokous.

Ehdotin tilaajalle etäkokouksen pitämistä, koska tässä tapauksessa työmaalla käynti ei ollut välttämätöntä. Pohdimme hallituksen puheenjohtajan kanssa, mikä sovellus olisi kaikille mahdollisimman helppokäyttöinen. Päädyimme itselleni aiemmin tuntemattomampaan Hangouts-sovellukseen, jonka käyttämiseksi ei tarvitse ladata koneelle erillistä ohjelmaa.

Testasimme sovelluksen etukäteen, ja lähetin sähköpostitse lyhyen ohjeistuksen, kuinka liitytään kokoukseen. Kommelluksilta ei tietenkään vältytty, mutta pienellä kekseliäisyydellä kaikki osallistujat saatiin etäkokoukseen mukaan. Yksi henkilö liittyi puhelun kautta, kun sovelluksen käyttö ei onnistunut. Hän esitti asiansa muille puhelimen kaiuttimen kautta.

Etäkokouksen aluksi on hyvä käydä läpi muutama pelisääntö

Etäkokouksen äänenlaatua voi parantaa ja äänen kiertämistä estää, kun pitää mikrofonia kiinni ja avaa sen vain oman puheenvuoron ajaksi. Jos tuntuu, että keskustelu etenee hallitsemattomasti, voidaan jakaa puheenvuorot. Puheenvuoroa voi pyytää esimerkiksi sanomalla nimensä ääneen tai kirjoittamalla puheenvuoropyynnön etäsovelluksen chat-ruutuun. Puheenjohtaja/kokoonkutsuja jakaa puheenvuorot varausjärjestyksessä. Osallistujat saavat valita, haluavatko he pitää videokameran päällä kokouksen aikans. Sovelluksen kautta voi jakaa kokouksessa käsiteltävän materiaalin omalta koneelta kaikkien osallistujien nähtäville.

Meidän etäkokouksemme eteni alun pienistä kommelluksista huolimatta hyvin. Asiat käsiteltiin ehkä live-kokousta tehokkaamminkin, vaikka vallitsevan tilanteen vuoksi asialistalla oli ikävämpiäkin päätöksiä. Koska kokous onnistui niin loistavasti, olemme sopineet, että kokousten pitämistä jatketaan etänä niin kauan kuin tilanne edellyttää.

Minulle on parin viime viikon aikana jäänyt etäkokouksista niin hyvä kuva, että harkitsen niiden pitämistä poikkeustilanteen jälkeenkin.

On ollut ilo havaita alan toimijoiden yhteinen tahtotila etsiä uusia toimintatapoja uusiin tilanteisiin ja vahaslaisten halu palvella asiakkaita vaikeasta tilanteesta huolimatta parhaalla mahdollisella tavalla, jotta projektit saadaan vietyä aikataulussa maaliin. 

   

Tilaa Vahasen blogitekstit sähköpostiisi

Etätyö puri perheeseen
Merja Pohjonen / 31.03.2020

Etätyö puri perheeseen

Etätyö kotoa voi olla vähän haastavaa, mutta samalla se on hieno mahdollisuus työn ja perhe-elämän yhdistämiseen

Lue lisää