Viestimällä viisaaksi – toimiva viestintä helpottaa taloyhtiön remonttia
Tämä artikkeli on toteutettu Vahanen-yhtiöissä. Vahanen liittyi osaksi AFRYä vuoden 2022 alussa.
Kirjoittaja: Merja Pohjonen
Elämme viestinnän kulta-aikaa. Käytössämme on lukuisia kanavia tiedon välittämiseen, sekä sähköisiä että perinteisiä. Meillä on mahdollisuus välittää tieto reaaliajassa suurellekin joukolle ihmisiä.
Poikkeustilanteissa viestinnän tärkeys korostuu. Poikkeustilanteeksi voidaan kutsua taloyhtiön korjaushankettakin. Sen aikana tiedon tarve kasvaa ja tietämättömyys lisää epävarmuutta. Asukkaiden ja osakkaiden luottamus hankkeen onnistumiseen perustuu vahvasti heidän saamaansa tietoon ja faktoihin hankkeen etenemisestä. Asukkaiden on helpompi arvioida toimenpiteitä riittävän tiedottamisen pohjalta: milloin on aika hankkia sijaisasunto, milloin pääsee tutustumaan mallikylpyhuoneeseen ja niin edelleen. Varsinkin putkiremontti haastaa asukkaan arjen, ja silloin kaikki tiedonjyvät ovat tarpeen.
Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto ovat yhteistyössä oikeusministeriön kanssa laatineet viestintäsuosituksen taloyhtiöille. Viestintäsuosituksessa annetaan taloyhtiön osakkaille, hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle tietoa taloyhtiöiden viestinnästä asunto-osakeyhtiölain näkökulmasta. Lähtökohtana hyvälle viestinnälle taloyhtiössä on, että siitä sovitaan ennakkoon. Viestinnän on oltava suunnitelmallista ja selkeää. Tämä koskee erityisesti viestintää korjaushankkeen aikana. Viestinnästä sovitaan jo ennen korjaushankkeen hankesuunnittelun aloittamista.
AFRYllä korjaushankkeen viestintää hoitaa projektitiedottaja. Hän laatii esimerkiksi putkiremontin hankesuunnittelua varten erillisen viestintäsuunnitelman, jossa jäsennetään hankesuunnittelun aikaiset kokoukset, infotilaisuudet ja osakaskyselyt aikajärjestykseen. Näin tiedotteet asukkaille ja osakkaille voidaan laatia ennakoiden.
Sähköinen tiedotuskanava on nopein ja helpoin tapa tavoittaa asianosaiset. Esimerkiksi osakaskyselyn linkin jakaminen suoraan osakkaan matkapuhelimeen helpottaa vastaamista. AFRYllä on käytössä sähköinen projektipankki, jonka kautta tieto voidaan välittömästi jakaa henkilön sähköpostiin tai matkapuhelimeen. Projektipankki toimii myös tiedotteiden ja dokumenttien arkistona, johon osakas voi tarvittaessa palata.
Toki taloyhtiöissä asuvat vanhemmatkin ihmiset on otettava huomioon. Tärkeiden tiedotteiden ja muun muassa osakaskyselyn jakaminen perinteisellä tavalla suoraan postiluukkuun on myös tärkeää. Mitä useampi tiedotuskanava on käytössä, sitä varmemmin tieto tavoittaa kaikki osakkaat ja asukkaat.
Hankesuunnitteluvaiheen jälkeen yhtiökokous päättää, lähdetäänkö korjaushankkeeseen vai ei. Asukkaiden ja osakkaiden tietoon on saatettava, mitä kannattaa tehdä, miksi ja milloin. Viestinnän tärkeys korostuu varsinkin korjaushankkeen siirtyessä urakkavaiheeseen. Silloin viestinnästä vastaa yleensä urakoitsija. Yhteistyön organisaatioiden välillä tulee olla saumatonta, jotta viestinnällinen vastuu on kaikille osapuolille selvää. Projektitiedottajan, urakoitsijan ja isännöitsijän olisi hyvä sopia viestinnästä keskenään.
Osakkaan tai asukkaan epävarmuus asioiden etenemisestä on merkki epäonnistuneesta viestinnästä. Esimerkiksi putkiremontin aikainen työ suoritetaan asukkaan kodissa, mikä tekee siitä henkilökohtaisemman projektin. Tiedon on tavoitettava kyseinen asukas riittävän ajoissa ja sen on oltava riittävän perusteellista.
